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以往主管交辦工作任務多半為口頭或寄送郵件，甚至現今通訊軟體發達指尖輕點

幾下，被交辦的同仁就馬上收到訊息通知，但對於工作的管理這些工具真的合適

嗎？其實不然，主管往往無法立即得知任務的處理進度，甚至石沉大海。事後對

於交辦工作的盤點在茫茫訊息中查找更是極為不易。所以公司交辦工作應該如何

進行E化呢？以下為幾個重點供大家參考。

一、分類管理
因應公司內部不同的業務求，做好交辦工作分類管理，不僅對於工作的執掌更為

明確，也提升事後工作的追蹤、查找的效率。

二、交辦工作回報
以往主管透過口頭、郵件或是通訊軟體，最麻煩的就是資訊的遺漏、沒有關聯

性，所以清楚記錄回報的進度、時間、內容、工時甚至附上檔案，讓主管追蹤處

理進度易如反掌。

三、角色分派
交辦工作可能由一個或是多個「執行者」組成，或是不需要執行只是要瞭解交辦

工作的「關係人」以及交辦者也可能由代理人來追蹤管理。這時明確的角色分派

就顯得重要，並可成為日後查找交辦工作的維度之一。

四、通知提醒

當工作的指派、回報或是工作的延宕需搭配提醒機制，當對應的角色就能即時瞭

解，提升執行效率！

EIP Plus的待辦事項解決方案：

• 可當作企業內部的交辦工作追蹤使用。

• 提供交辦工作的分類與權限管理。

• 可設定「擁有者」、「執行者」、「關係人」或「代理人」，可設定自動通知

相關人員。

• 「執行者」可針對所被分派的工作進行回應並記錄所花費之工時，管理者可以

輕易瞭解工作進度。

• 可以批次匯入或匯出待辦事項。

• 如果有相關的檔案，也可以附加一個或多個檔案。

• 可搭配APP行動作業，主管或同仁不在公司也可以即時追蹤或回報工作。

待辦事項也可以與會議管理、專案管理模組延伸應用，做為每次會議的追蹤事

項、檢討內容；於專案管理則是專案任務的概念，並可以產生甘特圖輕鬆掌握

執行進度。

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                                                                       資料提供：百加資通股份有限公司                                                                                                                

                                                                                資料來源：http://t.cn/EiNrkAR